«ПЕРВЫЙ СРЕДИ РАВНЫХ...»
Нормативные документы
Противодействие коррупции
Поступающим
Студентам
Выпускникам
Проект 5-100
Аккредитация специалистов

Отдел организации архивного дела

В отдел организации архивного дела поступают и находятся на хранении:

2.1. Законченные в делопроизводстве Университета документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу Московского фармацевтического института (в 1958 г. преобразован в фармацевтический факультет 1 Московского медицинского института имени И.М.Сеченова - постановление Совета Министров СССР от 29.08.1958 № 987).

2.3. Лицевые счета, образовавшиеся в период деятельности следующих юридических лиц до их присоединения в результате реорганизации к Университету, и которые ныне являются структурными подразделениями Университета - Государственное федеральное учреждение «Поликлиника № 1 Лечебно-диагностического объединения» Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации, Государственное учреждение "Государственный научный центр медицинской информатики и прогнозирования" Министерства здравоохранения Российской Федерации (Центральная научно-медицинская библиотека).

2.4. Научно-справочный аппарат (НСА) к архивным документам.

 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА

Основными задами отдела организации архивного дела являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен п. 2.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование хранящихся в отделе архивных документов.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Университета.

ВЫТЕКАЮЩИЕ ИЗ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел организации архивного дела осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством,
учитывает и хранит документы структурных подразделений Университета, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.2. Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления
описей на рассмотрение экспертно-проверочных органов Главархива Москвы и графики
документов постоянного хранения на государственное хранение в Главархив Москвы с соблюдением требований, установленных законодательными актами по архивному делу.

4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному
составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Университета и экспертно-проверочных органов Главархива Москвы.

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение
дел.

4.5. Создает, пополняет и совершенствует НСА к хранящимся в отделе делам и
документам.

4.6. Организует использование архивных документов:

информирует руководство и работников Университета о составе и содержании архивных документов;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях
служебного использования для работы в помещении отдела;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает архивные справки, архивные копии документов, архивные выписки из документов;

- ведет учет использования хранящихся архивных документов.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в отделе
организации архивного дела, участвует в работе ЭК Университета.

4.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства в составлении Сводной номенклатуры дел Университета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на
хранение в отдел организации архивного дела.

4.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников
отдела организации архивного дела и службы делопроизводства Университета.

4.10. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и
объеме документов по установленной форме.

4.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Главархив Москвы документы постоянного срока хранения.

 

СПИСОК ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТД

5.1. Часы приема граждан (подтверждение обучения, стажа работы, выдача невостребованных личных документов).          

5.2. Порядок выдачи архивных справок, копий, выписок из архивных документов и личных невостребованных документов из отдела организации архивного дела ГОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М.Сеченова Минздравсоцразвития России.

5.3. Оформление и выдача дубликатов дипломов, приложений к дипломам взамен утраченных или ранее неправильно оформленных.

5.4. Списки адресов архивных учреждений.

 Данные документы прилагаются.

ДОКУМЕНТЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОТДЕЛА

6.1. Политика и цели в области качества Университета (распечатка с сайта Университета).

 6.2. Цели в области качества отдела (копия).